Как хранить лицензии на изображения

Юридически ситуация простая: доказывать наличие разрешения обязана та сторона, которая на него ссылается. Нет документа — нет разрешения.

Что сохранять в момент покупки

Одного файла изображения недостаточно. Комплект на каждое изображение:

• Лицензия или письменное разрешение. У фотобанков это PDF или страница в личном кабинете — выгружайте файл, не рассчитывайте на кабинет.
• Подтверждение оплаты. Счёт, чек, выписка — то, что связывает покупку с вашей компанией и датой.
• Скриншот условий лицензии на дату покупки. Фотобанки меняют условия; важно, что действовало в момент, когда вы получили право.
• Идентификатор изображения. Номер файла в каталоге фотобанка — по нему потом находится и снимок, и покупка.
• Имя автора и источник. Пригодится, если придётся отвечать на вопрос «откуда взялось».

Если снимок сделан по заказу, а не куплен на стоке, к комплекту добавляется договор с фотографом. Тут важно, что именно в нём написано: передача исключительного права и лицензия — разные вещи. По лицензии вы получаете право использовать фотографию в оговорённых пределах, автор остаётся правообладателем. Договоры о распоряжении правами заключаются письменно (ст. 1235 ГК РФ), устная договорённость с фотографом документом не является.

Как связать документ с изображением на сайте

Проблема обычно не в том, что документов нет, а в том, что никто не может сопоставить файл banner-3-final-2.jpg на сайте с покупкой двухлетней давности.

Рабочая схема — одна папка на изображение, имя папки совпадает с именем файла на сайте:

/licenses/
  hero-clinic-reception/
    image.jpg
    license.pdf
    invoice.pdf
    terms-screenshot.png
    note.txt

В note.txt — три строки: где используется, когда куплено, какие ограничения. Этого хватает, чтобы через год ответить на вопрос без археологии.

Реестр изображений

Папки решают задачу хранения, но не дают общей картины. Для неё нужен реестр — обычная таблица, одна строка на изображение:

Реестр показывает две вещи, которые иначе не видны: изображения без документов и изображения с истекающим сроком лицензии. Первое — прямой риск претензии, второе — риск превратить законное использование в нарушение, ничего не меняя на сайте.

Тот же реестр стоит требовать от подрядчиков: если сайт делает агентство, в приёмке материалов должен быть список использованных сторонних изображений с источником и номером лицензии.

Сколько хранить

Ориентир — не «пока используем», а дольше.

Требование о компенсации за прошлое использование можно предъявить и после того, как изображение снято с сайта. Общий срок исковой давности — три года (ст. 196 ГК РФ), и отсчитывается он не от даты публикации, а от момента, когда правообладатель узнал или должен был узнать о нарушении и о том, кто ответчик (ст. 200 ГК РФ). Поэтому документы должны пережить само использование минимум на три года, а лучше с запасом.

Отдельно действуют бухгалтерские сроки: первичные документы, в том числе счета за покупку лицензий, хранятся не менее пяти лет (ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ).

Практический вывод: удалять документы по изображениям, снятым с сайта, в ближайшие пять лет не нужно вообще.

Где хранить

Три правила, каждое из которых вырастает из реальной ситуации.

Не в личном аккаунте сотрудника. Лицензия, купленная с личной почты дизайнера, уходит вместе с дизайнером. Аккаунт фотобанка оформляйте на компанию, на корпоративную почту.

Не только в кабинете фотобанка. Аккаунт могут заблокировать, сервис — уйти из страны или закрыться, тариф — истечь вместе с доступом к истории покупок. Выгруженный PDF от этого не зависит.

С доступом больше чем у одного человека. Претензия придёт в момент, когда нужный сотрудник в отпуске или уже не работает. Папка с лицензиями должна лежать там, где её найдёт бухгалтер и юрист, а не только маркетолог.

Раз в год — сверка

Изображения на сайте меняются чаще, чем обновляется реестр. Раз в год имеет смысл сверить список файлов на сайте со списком в реестре и найти расхождения: новые изображения, добавленные мимо процесса, и старые, по которым закончилась лицензия.

Такая сверка занимает несколько часов и обычно находит десяток картинок, про которые никто не может сказать, откуда они.

Что делать дальше

Если документов по части изображений нет и найти их невозможно, есть два варианта: заменить изображение либо получить лицензию сейчас — задним числом это не сработает, но прекратит нарушение на будущее.

Как проверять изображения до публикации, чтобы не наращивать этот список, — в статье «Как проверить фотографию перед публикацией».

Если требование по конкретному изображению уже пришло, лицензию можно передать через страницу обращения — это самый быстрый способ закрыть вопрос.